會展策劃服務公司的老板，為了及時掌握項目情況，更好地統(tǒng)籌業(yè)務運營，建立了工作日志制度，結果非但沒有達到深入了解項目情況的目的，反倒增加自己的管理負荷。工作日志該棄還是該留？

　　我是一家會展策劃服務公司的老板，公司規(guī)模不大，共有員工32人，其中，23位專業(yè)的會展策劃人員，剩余9人為行政、人力、財務及后勤保障人員。公司開展的會展策劃及咨詢業(yè)務大都是以項目制的形式開展，每個項目都會配備一名項目經理，并根據(jù)粗略計算的項目任務量配備一定的人員。因公司業(yè)務較多和業(yè)務本身無法量化的特點，我個人并沒有太多精力去關注每一個項目組精確的任務量，以及項目成員的工作負荷，為了能夠及時掌握這些情況，更好地統(tǒng)籌公司的業(yè)務運營，及時調配業(yè)務人員，我在公司內部建立了工作日志制度，要求所有的策劃人員每天提交工作日志，詳細記錄每天的工作任務及完成情況。但是事與愿違，我每天花費大量的時間去看這些工作日志，但看完之后也不能夠真正判斷項目成員實際工作量到底有多大。眼下，我遇到的問題就是：繼續(xù)執(zhí)行工作日志制度，達不到預期的效果；放棄執(zhí)行，但又找不到更好的管理方法。我到底該如何做？

　　—鄒彥斌 海豚會會員

　　三招讓工作日志落地

　　工作日志是對每天或短期階段性的工作進行長期記錄的習慣和要求。若能夠用好工作日志制度，對企業(yè)的發(fā)展大有裨益。但正因為很多企業(yè)管理者在應用該制度時，經常會遇到案例中的情形，最終使工作日志制度淪為雞肋，而不是老板的“千里眼”。其實，有三招可以讓工作日志制度落地。

　　第一招：制訂工作日志管理制度。大部分公司所制訂的工作日志管理制度過于“普適”，放之“任何一個公司”而皆準，無非是目的、適用范圍、撰寫要求等常規(guī)的要求，既沒有針對性又沒有落地的可操作性，員工執(zhí)行自然敷衍了事。因此，該公司要制定清晰而規(guī)范，且具有可操作性的管理指南，這需要管理人員根據(jù)自己的崗位性質、工作特點、員工級別等提出有針對性的撰寫要求。

　　第二招：工作日志要跟蹤管理到位。對待工作日志制度的執(zhí)行，管理者要隨時跟蹤，且做到賞罰分明。漸漸地員工認識到工作日志能夠為自己的工作和團隊的工作帶來很大的幫助，也就真正認識到其價值所在，也就會將工作日志制度固化到公司的“骨子”里了。這樣，新員工入職后就會自覺規(guī)范地執(zhí)行工作日志制度，從此，公司的工作日志制度會規(guī)范地傳承下去。

　　第三招：借助信息平臺，提高效率。工作日志制度是一項系統(tǒng)的管理制度，對于工作日志的分類、權限劃、上傳、統(tǒng)計、考核管理更是一個繁瑣的過程，建議該公司搭建功能與之配套、操作簡便的信息化平臺，這可以極大地提高工作日志的管理效率和利用效率，更好地實現(xiàn)“千里眼”功能。無論何時、何地，只要有網絡，老板就可以了解公司整體的運營狀況，更好地進行戰(zhàn)略決策。

　　工作日志不是公司裝飾自己的配飾，也不是員工敷衍老板的道具，本質上是對工作任務和時間進行管理的工具。如果有了規(guī)范的工作日志管理制度，且公司能夠監(jiān)督管理到位，工作日志不僅能夠發(fā)揮“千里眼”的功能，更會成為員工自我約束的有效工具。 —袁燕華 仁達方略企業(yè)管理咨詢有限公司高級咨詢師

　　“4K模型”改善工作日志應用

　　工作日志，顧名思義就是針對自己的工作，每天記錄工作的內容、所花費的時間、在工作過程中遇到的問題，以及解決問題的思路和方法。很多中小型企業(yè)對員工進行日常管理時，偏重于對員工所有工作過程實施監(jiān)督和管控，于是每天讓員工填寫工作日志。但是在實際操作過程中，一方面員工要花大量時間去寫工作日志，另一方面老板又不得不花精力審閱，結果兩頭不討好。

　　如何才能恰當?shù)剡\用工作日志，幫助中小企業(yè)管理者有效管理好員工的日常工作及績效呢？筆者認為必須從以下幾個方面著手：

　　第一，通過培訓讓主管和員工正確認識工作日志的作用與價值。工作日志可以幫助員工記錄個人日常工作的過程及結果，幫助管理者快速了解員工工作狀況，從而確定員工在工作過程中是否按照公司的要求和規(guī)定去工作。除此之外，工作日志更重要的作用反映在結果的運用上，讓管理者和員工分析日常工作中有哪些重要的、關鍵的事項，對這些事項的處理應該采

　　取哪些有效的方法，以及這些事項對于公司經營中關鍵業(yè)務的影響程度。

　　第二，運用“4K模型”恰當?shù)卮_定工作日志的內容要項。如果工作日志僅僅是讓員工每天重復記錄他所工作的每一個時間段在做什么，很快就會導致員工生厭，變成他們平常工作中的一種負擔。因而必須通過確定工作日志的主要用途來確認需要哪些內容要項，從而快速輸出管理者希望得到的結果。筆者創(chuàng)建了一個“4K模型”來確定工作日志的關鍵要項。

　　第三，采用IT系統(tǒng)來提高工作日志編寫的快捷性和效率。通過上述“4K模型”重新確定工作日志的填寫項目后，可以選擇相關軟件或IT工具來幫助員工方便高效地填寫工作日志，比如購買專門的電腦軟件或編寫一個手機APP，使員工愉快和高效地填寫。案例中的會展策劃服務公司，平常是以項目制在運作，就可以讓員工通過手機APP圍繞一個項目來填寫工作日志，一定會提高他們填寫日志的感受和方便性、靈活性。

　　第四，編寫工作日志的最終結果是要對績效進行改進。讓員工寫工作日志，除了可以使管理者了解工作情況外，更重要的是要對工作日志輸出的結果進行應用。管理者可通過對“4K模型”所提及的關鍵工作事項、關鍵工作人員、關鍵工作行為、關鍵工作成果等要素的把握，對崗位職責、工作流程、人員配置、績效結果等進行調整和改善，從而真正讓工作日志有助于員工的工作業(yè)績改進，而不僅僅是了解和監(jiān)督員工工作的工具。 —馬本軍 思越仁達企業(yè)管理咨詢有限公司總經理

　　用項目管理的邏輯管理項目

　　案例中，老板推出工作日志的根本出發(fā)點是想及時了解每個項目組的工作量和項目成員的工作負荷情況，結果在實際操作中，非但沒有達到了解工作量的目的，反倒增加自己的管理負荷，讓自己陷入大量的細節(jié)和分析當中，無法自拔。實際上，這反映了一個根本性的問題，那就是項目制的工作如何進行細化管理？

　　解決問題還是要回歸到問題的本身，梳理清楚項目制工作的核心成功要素，然后圍繞成功要素進行管理設計。 一個項目制工作是否成功，大致取決于以下六個方面：一是項目計劃管理，二是人員安排，三是項目費用控制，四是項目進度控制，五是客戶滿意度管理，六是項目回款控制。

　　1. 項目計劃管理。一個項目能否取得成功，計劃是第一步，也是最重要的一步，計劃想清楚了，后續(xù)的各項控制工作都能得到有效關注。

　　項目計劃必須周詳具體，對項目的重大節(jié)點，例如何時提出策劃案創(chuàng)意、何時出策劃案初稿、何時對策劃案定稿、何時根據(jù)策劃案進行展廳設計、何時布展人員進場，必須提前考慮清楚，并在項目組內部討論充分，作為項目策劃工作的基準。當項目組把計劃想清楚了，老板無需時刻關注項目組的工作量，只需要按照計劃進度進行對照檢查即可。

　　2. 人員安排。一個策劃項目派什么人員參與不是隨意而為的，而是要根據(jù)項目內容的難易程度、項目時間周期、人員合作匹配度、人員的能力特長以及個性特點等進行合理安排。例如，策劃案屬于創(chuàng)新型的，那么項目負責人要具備創(chuàng)新精神，策劃經驗要極為豐富才行；策劃案屬于常規(guī)性的，那么項目負責人只要具備一定項目經驗即可。

　　3. 費用核算與控制。一個策劃項目是否盈利，要看項目投入和產出之間的關系。通常，項目策劃人員都有比較明確的工資獎金標準，而在項目開始之初，老板要對項目費用進行詳細的測算，其中包括：稅金、人員固定費用、完成階段工作給予的項目獎金、項目期間客情維護等各項費用。通過核算，框定項目利潤，項目延期時，對項目進行考核扣罰，最起碼做到延期部分時間不再發(fā)放獎金。

　　4. 項目進度控制。根據(jù)項目計劃進行進度控制，對于可能出現(xiàn)的拖延進行提醒或考核扣罰。

　　5. 客戶滿意度管理�？蛻魸M意度是獲得順利回款的根本保證，如何從客戶需求出發(fā)設計策劃案并推進執(zhí)行，是獲得客戶滿意度的關鍵所在。公司需要根據(jù)客戶對策劃方案的滿意度考核項目組，增加滿意度系數(shù)。

　　6. 項目回款控制。根據(jù)回款計劃對項目進行回款考核，對于回款拖延，給予獎金延發(fā)或扣罰。

　　做到以上六點，老板基本上對一個策劃項目就有了嚴格的控制手段，對策劃項目各個控制點設置了具體明確的考核標準，這時工作量已經不是最重要的因素，工作的質量、項目管理的水平以及客戶滿意度變得更加重要，而這些都是工作日志本身無法體現(xiàn)的，需要通過項目管理的手段控制項目過程，對項目過程進行系統(tǒng)性檢視，確保項目組在保證最終利潤的同時，提升工作質量。

　　至于工作日志，也沒有必要廢除，但是對于功能要進行調整，要讓項目組寫出每日工作重點和創(chuàng)新性思考，通過工作日志幫助項目人員提升自我，互相學習，達到團隊互動的目的。 —趙日磊 盛高咨詢合伙人