影樓策劃開會(huì)是總裁的一項(xiàng)工作。因?yàn)闀?huì)議管理涉及到作決策、解決問題、分析情況制定對(duì)策、分配任務(wù)與布置工作、進(jìn)行戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)的制定。這些都是總裁的日常工作。有些日常工作不開會(huì)是解決不了問題的。開會(huì)就要進(jìn)行會(huì)議管理，因此會(huì)議管理是總裁的一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)技能。
進(jìn)行會(huì)議管理是有其科學(xué)性、藝術(shù)性的，還有其根本原則。原則是規(guī)矩與制度的核心思想與重要意義的體現(xiàn)。無規(guī)矩不成方圓。現(xiàn)在敘述一下會(huì)議管理的四大原則。
第一大原則是進(jìn)行會(huì)議管理要盡量少開會(huì)、不開會(huì)。少開會(huì)的意思是因?yàn)闀?huì)議需要成本，會(huì)議成本包括時(shí)間成本、人工成本、資料成本、資源成本、場地成本、設(shè)施設(shè)備成本等，少開會(huì)能節(jié)約會(huì)議成本�？偛玫墓ぷ鞑皇菍ｉT開會(huì)，而是思考企業(yè)的生存與發(fā)展，而是落實(shí)董事會(huì)的各種決議精神。很多問題不是開會(huì)就能解決的。管理企業(yè)的關(guān)鍵就是務(wù)實(shí)、執(zhí)行。務(wù)實(shí)的意思就是想到就去做，而不是在會(huì)議上夸夸其談。
不開會(huì)的意思是沒有效率、效果、效益的會(huì)不要開，沒有執(zhí)行人、沒有執(zhí)行任務(wù)、沒有意義的會(huì)不要開；浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)成本、浪費(fèi)資源的會(huì)議不要開；不能解決實(shí)際問題、不能提供解決方案、不能形成決策意見的會(huì)不要開。
第二大原則是進(jìn)行會(huì)議管理要盡量開短會(huì)、開小會(huì)。開短會(huì)的意思是會(huì)議時(shí)間控制在二個(gè)小時(shí)之內(nèi)。因?yàn)槿嗽诙䝼�(gè)小時(shí)之內(nèi)的精神狀態(tài)比較好，精力充沛。同時(shí)，要求發(fā)言人長話短說。人如果長時(shí)間地開會(huì)，會(huì)產(chǎn)生疲勞感，注意力不能集中，會(huì)議效果很差。有種方法可以讓參會(huì)者自然而然開短會(huì)，那就是站著開會(huì)。因?yàn)檎局_會(huì)，如果會(huì)議時(shí)間很長，參會(huì)的人員會(huì)腿麻腿痛，這時(shí)大家都不愿意開會(huì)了。開短會(huì)要求發(fā)言簡潔、直奔主題，控制會(huì)議時(shí)間。開小會(huì)的意思是不開大規(guī)模會(huì)議，只開參會(huì)人員少的會(huì)議。開大會(huì)有兩種情況：一種情況是表彰大會(huì)，這是要求全體員工都要參會(huì)的大會(huì)。表彰大會(huì)主要是表彰對(duì)企業(yè)有卓越貢獻(xiàn)與優(yōu)秀成績的員工，通過表彰大會(huì)的獎(jiǎng)勵(lì)形式，可以讓更多的員工對(duì)企業(yè)忠誠與作出貢獻(xiàn)。另一種情況是開年度大會(huì)，這是對(duì)一年來的工作進(jìn)行總結(jié)。除了表彰大會(huì)與年度大會(huì)以外，其他會(huì)議的規(guī)模要小，開小會(huì)的目的也是為了節(jié)省會(huì)議成本。
第三大原則進(jìn)行會(huì)議管理，要讓員工們多說，總裁要少說，主要做總結(jié)。真正接觸到企業(yè)各項(xiàng)工作實(shí)際情況的是下屬、基層管理者與員工，他們往往有符合實(shí)際的真知灼見與解決方案�？偛瞄_會(huì)時(shí)少說、多傾聽，目的是讓這些下屬、基層管理者與員工們多說，總裁就可以從善如流，綜合與利用他們的想法與方法，然后從全局觀出發(fā)，提出新的見解或者采納他人的合理化建議�？偛米骺偨Y(jié)，會(huì)讓人覺得這領(lǐng)導(dǎo)很有能力、很有水平。
第四大原則是安排會(huì)議時(shí)間、安排參會(huì)人員科學(xué)合理。會(huì)議時(shí)間要安排在上午是比較合適的。因?yàn)樯衔鐣r(shí)間，人的體力與精力處于較佳水平，所以，開會(huì)的效果最好。再加上上午開完會(huì)后，參會(huì)人員可以一起吃個(gè)中飯，交流與溝通，加深感情、增進(jìn)友誼�！盎铩弊职l(fā)明的內(nèi)涵，意思是大家在一起烤火取暖與吃飯，表示大家是親密的、相互依賴、相互支持與相互合作的伙伴關(guān)系。國家元首之間為了加強(qiáng)關(guān)系，也是因?yàn)槎脮?huì)議管理 ，通過國宴與家宴的形式，宴請(qǐng)對(duì)方，形成一種親密無間的伙伴關(guān)系的。工作關(guān)系以午宴較好，私人關(guān)系以晚宴較好。每周會(huì)議，會(huì)議時(shí)間安排在星期一最佳，因?yàn)槿藗兘?jīng)過周末休息，體力與精力得到了恢復(fù)，身體狀態(tài)與精神狀態(tài)較好，因此星期一較適宜開會(huì)。對(duì)于參會(huì)人員的選擇上，必須參會(huì)的人，一定要參會(huì)；可參會(huì)可不參會(huì)的人，沒必要參會(huì)。總裁對(duì)會(huì)議安排時(shí)間、參會(huì)人員選擇、會(huì)議場所安排、經(jīng)費(fèi)開支等方面要把好審核與審批關(guān)。
會(huì)議的主持人應(yīng)該是常務(wù)副總裁、或其他副總裁，因?yàn)榭偛靡骺偨Y(jié)發(fā)言，所以不適宜做主持人�？偛瞄_會(huì)時(shí)，要提要求讓所有參會(huì)人員把手機(jī)上交或者關(guān)掉，不允許參會(huì)人員在開會(huì)的時(shí)候接聽電話。開會(huì)時(shí)就專心開會(huì)，打手機(jī)時(shí)就專心打手機(jī)，在開會(huì)的時(shí)間打手機(jī)與接聽電話是最干擾會(huì)議的，有時(shí)還會(huì)讓會(huì)議無法正常進(jìn)行。會(huì)議場所要選擇在安靜、無干擾、無噪聲的環(huán)境。
企業(yè)管理
